Nintex Workflow活用テンプレート : アイテム/ファイル保存時に自動的にアクセス権を設定する

Nintex Workflow と SharePoint の組合わせによる活用事例をご紹介します。
今回は掲示板における「動的アクセス権」─というと難しそうですが、簡単に言えばアイテムを登録した際に、自動的に適切なアクセス権が設定される機能です。

「下書きとして保存」や「部長職のみに公開」が実現できます。

意外なことにSharePointには標準でこの機能がなく、リストを掲示板として利用するにあたり特に不便な点のひとつでした。


※表示されない場合、画面をリロードしてください。

この実装のポイントは以下でしょうか。

1.ユーザの選択した値に応じて自動的に権限を設定できる。
2.設定される権限は、ユーザ部門の管理者が簡単にメンテナンスできる。
3.権限の変更はシステムが行うので、ユーザに強い権限は不要。
4.ワークフローがエラーした場合でも自動的にリカバリする仕組みがある。
5.流用が前提。汎用性を意識した設計。

個人的には SharePointで「掲示板」を運用するなら必須機能だと思います。多用が想定されますので、これだけで Nintex のライセンスがペイするかもしれません。

もちろん、同様の仕組みは VisualStudio でも開発できますが、Nintex の汎用性(他事例もぜひご参照ください)を考えると費用対効果の観点からも優れていると言えます。

この事例に関するご質問や、サンプル(SharePointとNintexのテンプレートファイル)をご希望の方は、弊社までお問い合わせ下さい。

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Author

中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
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