SharePoint 2010「管理されたメタデータ」を活用する(1)

前回と順序が逆になってしまいましたが、SharePoint 2010の重要機能である「管理されたメタデータ」のご紹介です。名前からは一体どんな機能なのか判り難いのですが、具体的には SharePoint で「カスケード分類」を実現できる列の種類です。SharePoint 2007ではアドオンもしくはJavascript等によるコーディングが必要でした。

機能の詳細はこちら:
Migrating Managed Metadata in SharePoint Server 2010 (英語)

この機能は、Managed Metadata Service の一部です。基本的にはサーバの全体管理でシステム管理者が全社共通のメタデータ構造(用語ストア -> 用語セット)を定義します。すると、すべてのサイトコレクションでそれを共通して利用できるようになる。これでコンテンツを分類(タグ付け)することで、エンタープライズレベルで体系的なコンテンツ管理を実現できる、という仕組みです。

しかし、必ずしもシステム管理者が全ての「用語」を統括しなければならない訳ではありません。階層構造の部分部分のメンテナンスを、指定したユーザやグループに委任することができるようになっています。(※いる筈なのですが…ユーザと権限レベルの関係に不明点が多く、実運用までには検証が必要です)

ちなみに「管理されたメタデータ」はリスト側の列の種類です。「用語セット」が管理側から見た名称で、それをユーザ側から見ると「管理されたメタデータ」なんですね(ややこしい)

サーバの全体管理で、アプリケーション構成の管理 -> サービス アプリケーション/サービス アプリケーションの管理 をダブルクリックすると「用語ストアの管理ツール (Term Store Management tool)」が開きます。

ここで下図のように「用語セット」を定義します。ただ、まず最初に「用語ストア管理者 」を設定おくことをお勧めします。これが未設定の場合(システムアカウントでも)用語セットが保存できないことがありました(私の環境でですが)

用語セットグループと、用語セット単位で、管理者(所有者)を設定し、メンテナンス実務を委譲することができます。

リスト側では「管理されたメタデータ」列として、用語セットを指定します。

エンドユーザはこのような専用GUIで値を選択します。使い勝手は悪くないです。

なお、実は選択肢として必ずしも「用語セット」を指定する必要はなく、その下位の特定ブランチ(例えば「大分類1」)を指定することも出来ます。この場合、次のようになります。

あと二回、続く予定です。

SharePoint2010「管理されたメタデータ」を活用する(1)
SharePoint2010「管理されたメタデータ」を活用する(2)
分類機能 (機能 ID “73EF14B1-13A9-416b-A9B5-ECECA2B0604C”) がアクティブ化されていません


Author

中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
Twitter : @saruhiko
FB : 中村 和彦
MS MVP SharePoint 2009/10-2011/9
MS MVP Office 365 2012/10-

FaceBook Activity