SharePoint Online のサイトメールボックスは外部ユーザーに対応しない

SharePoint 2013 の新機能で、非常に便利な「サイトメールボックス」ですが、SharePoint Online では残念ながら外部ユーザーがサイトメールボックスを参照することは出来ません。

サイトメールボックスは、ようは Exchange 上に共有メールボックスを自動作成できる機能です。そのメールボックスはサイトからリンクされるだけでなく、サイトの権限が自動的に同期され、実質的にサイトコンテンツの一部になります。また、自動的に Outlook に接続され、クライアントからメールを確認することもできるため、非常に使い勝手が良いです。

例えば、ある顧客に関連した情報をまとめるサイトを作成します。タスクやスケジュールはリストで、提案書などはドキュメントライブラリで管理します。そして顧客とのメールでのやりとりはすべてサイトメールボックスに格納すれば、フロー情報からストック情報まで、網羅的に蓄積することが出来ます。

注意点としては、サイト権限との同期は「そのサイトの既定 SharePoint グループ(メンバー、所有者)のみ」という点でしょうか。個別設定されたユーザーやグループは、サイトメールボックスを参照できません。

そして、SharePoint Online ではもうひとつ、留意点があります。

「外部ユーザー」は、グループやアクセス権設定の如何によらず、サイトメールボックスを参照することができません。サイトメールボックスを参照しようとすると「ゲスト アクセスはサポートされていません」と見事に拒否されます。

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公式の Use a site mailbox to organize email for a team or project にも、明記されています。覚えてさえいれば、まあ、どうということはないのですが…忘れていると(僕のように)痛い目を見ます(苦笑)

NOTE External team members cannot use site mailboxes.

外部ユーザーは、外部の関係者とコラボレーションを容易にする Office 365 の特徴的な機能だけに、ちょっと残念ですね。

関連:SharePoint 2013 サイトメールボックスと Outlook の接続。削除と再接続。


Author

中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
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