SharePoint 2013 で施設予約、備品管理に使える Apps 「Booking of Resources」レビュー

SharePoint 2013 では 2010 まであった日本発「グループボード」テンプレートが廃止されてしまいました。そのため、それを利用していたユーザーは代替をどうするか、困る方も多いようです。ここでは、Apps for SharePoint のアプリ「Booking of Resources」が使えないか、試用してみましたので簡単にご紹介します。

Apps for SharePoint は、ウェブ上のアプリストアから、SharePoint にアドオン製品を導入することができる、新しい仕組みです。ただ、日本のストアはまだ公開されていないため、現時点では米国ストアを利用することになります。また、企業によっては勝手なアプリが導入されないよう、ストア自体を禁止している場合もあります。私自身も今回は Office 365 の SharePoint Online 環境に導入してみました。

Booking of Resources fromIgotta, LLC
Youtube 動画

Apps or SharePoint ストアで［試用（trial）］すると、このようにアプリの追加から「Booking of Resources」を追加できるようになります。

信頼しないと使えません。

導入には少しだけ時間がかかります。準備が完了すると、アイコンのグレイアウトが解けるのでこれをクリックしてアクセス。

初回アクセスすると。いきなりダイアログが表示され、グループを作ることになります。後で編集できますので適当に。なお、「Sort Order」はグループの並び順を決める数値です。

初期画面。完全にアプリケーションとしての表示になっていますが、裏側では自動的にサブサイトを作成し、その配下にいくつかのリストを作成して利用しているようです。なお、サイトに戻るには左上のサイト名をクリックします。

設定はすべて左上の歯車アイコンから。

基本的な流れとしては、まず登録する施設/備品（リソース）のグループを作成します。次に、それぞれのグループの中に、管理したい個別リソースを追加してゆきます。

またこの際、あらかじめ「タグ」を設定しておくと、そのリソースを特定のタグ（複数選択可）に関連付け、更にグループ化することができる仕組みです。タグもグループ化できるので、二階層まで利用できます。ただ、タグはリソースグループ毎に定義されるようで、リソースグループを跨ぐことはできません。この点は少し残念。

カレンダーのヘッダー部分を左右にドラッグして、日付を動かします。この際、ちょっと表示形式が独特で判りにくいのですが、下の画像は「8月14日の8時あたり」を示しています。

リソースの行をクリックすると、新規予定の登録です。当然、クリック箇所が規定値になるのですが…どうもここに変なバグがあるようで、ひと月先の予定になってしまいました。また、予定を登録した後、画面に反映されるまで若干ですがタイムラグがあります。すぐ反映させたい場合は F5 でリフレッシュして下さい。

登録した予定は、ドラッグで日付や時間帯を動かすことが出来ます。

重複は保存しようとするとエラーになり、登録できません。

［パーミッション］から権限を設定できますが、これはサイトレベル、つまりこの Booking of Resources 全体に対するものです。個別のグループやリソースに対する権限設定は用意されていません。理屈的には、リソースを登録しているリストでアイテム単位の権限を絞ってやればできるような気もするのですが、アプリ設計として想定されていないため試していません。

個人的な感想としては、コンセプトはすごく良いものの、ちょっと使いにくい気がします。特にカレンダーを動かすのがドラッグでしかできない点。これが便利なようで不便です（苦笑）来月に移動するにはひたすらめくらないといけません。動作もややフェザータッチ過ぎるきらいがあり、特定日を開くのに難儀しました（僕は）。

あと、これは Office 365 の問題かもしれませんが、動作にかなり「もっさり」感があります。また、日本人好み、という意味では個別のリソースにアクセス制限とかもかけたいですね。

なお、こうした施設管理アプリが自社でも欲しいんだけど、これはちょっと…という方がいらっしゃいましたら、弊社までご相談ください。ニーズがあれば、ぜひ検討してみたいと思います。

参考：
Microsoft SharePoint 2013 で廃止、変更された機能