一定期間がたったアイテム/ファイルを自動削除する2

SharePoint Server 2007では、「情報管理ポリシー」を定義することで、作成や更新から一定期間が経過したアイテムを削除する運用が可能です。ポリシーは、リスト/ライブラリ単位で適応されます。

ポリシーを適応すると、アイテムにはシステム的に列「ポリシー適用除外」「元の有効期限」「有効期限」が追加されます。

[ポリシー適用除外…]をクリックすると、そのアイテムだけ、自動削除運用から外すことができます。ただし、このリンクはアイテムを閲覧できる全ユーザに表示されるのですが、実際にポリシー適用除外が可能なのは、このリストに対してフルコントロール権限を持っているユーザのみです。

…ちょっと使いにくいですね。それなら権限のないユーザには非表示にしてほしいものですが、なんとも。

フルコントロール権限があれば、この画面に遷移します。[適用除外] をクリックすると、実際にポリシー管理から除外されます。

除外されたアイテムには「元の有効期限」に、値が入力されています。[適用除外の解除…] をクリックすると、再度ポリシーを適応することが可能です。

情報管理ポリシーの意外な落とし穴
一定期間がたったアイテム/ファイルを自動削除する
情報管理ポリシーとポリシー利用状況レポート


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中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
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