一定期間がたったアイテム/ファイルを自動削除する

SharePoint Server 2007では、「情報管理ポリシー」を定義することで、作成や更新から一定期間が経過したアイテムを削除する運用が可能です。この定義は、リスト・ライブラリ単位/コンテンツタイプ単位で行います。

[設定]→[権限と管理/情報管理ポリシーの設定]を選択します。そのリスト・ライブラリに許可されたコンテンツタイプが表示されますので、どれかを選択。[ポリシーの指定]で、[ポリシーの定義]を選択して[OK]を押下します。

次の画面で[有効期限を有効にする]にチェックを入れると、保持期間と、それを経過した場合の処理を選択できるようになります。


なお、この情報管理ポリシーは、事前にパターンを作成しておくこともできます。それが「サイト コレクション ポリシー」です。

サイトコレクションのトップで、[サイトの設定]→[サイトコレクションの管理/サイト コレクション ポリシー]をクリックします。[作成]をクリックします。後は、先ほどと同じ要領で、保持期間と、処理を選択するだけです

こうして作成したサイトコレクションのポリシーは、リスト・ライブラリ単位/コンテンツタイプ単位での設定を行う際に、選択肢として表示されるようになります。

注意点としては、サイトコレクションポリシーを定義しても、それが即座に全てのコンテンツに適応されるわけではないことです。ポリシーの適応は、あくまでリスト・ライブラリ単位で行う必要があります。

情報管理ポリシーの意外な落とし穴
情報管理ポリシーとポリシー利用状況レポート
一定期間がたったアイテム/ファイルを自動削除する2


これまでのコメント

  1. Craly より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 6.0; Windows NT 5.1; SV1; .NET CLR 1.0.3705; .NET CLR 1.1.4322; .NET CLR 2.0.50727; InfoPath.1)
    サイトコレクションって、今まで謎だったんですが、そうなんだ!とすごく納得してしまいました。
    まだまだ勉強不足です。・゚・(ノ∀`)・゚・。
    情報ありがとうございました!

  2. saruhiko より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 6.0; Windows NT 5.0; .NET CLR 2.0.50727) Sleipnir/2.5.12
    いえいえ、お役に立てたようでしたら光栄です!

  3. YY より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 8.0; Windows NT 6.0; Trident/4.0; YTB720; SLCC1; .NET CLR 2.0.50727; Media Center PC 5.0; .NET CLR 3.5.30729; .NET CLR 3.0.30729; YJSG3)
    突然申\し訳ございません。

    サイトを拝見させていただいたのですが、
    やはりまだ分からなく、
    ご質問させていただいてもよろしいでしょうか。

    ?『保持期間』に『アイテムのプロパティに基づく期間』を選択して、
     例えば『保管満了日』というプロパティ(列)を作成し、
     『『保管満了日』+0日』に削除されるように設定したいのですが、
     設定はこれで問題ないのでしょうか

    ??の設定が問題ない場合、いつこのタスクが実行されるのでしょうか
     (即時実行されるのでしょうか、
      もしくは夜間タスク?で実行されるのでしょうか)

    お忙しいところ申\し訳ございませんが、
    ご教示いたければと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。

  4. saruhiko より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 6.0; Windows NT 5.1; SV1; .NET CLR 1.1.4322; InfoPath.1; .NET CLR 2.0.50727; .NET CLR 3.0.04506.30)
    YYさまこんにちわ。

    ええと、まず指定方法は間違っていないと思います。
    ただ「0」という指定が有効かどうかは、検証したことが無いため
    不明です。理屈の上では大丈夫な筈ですが。

    次に、タスクが実行されるタイミングについてですが、これは
    サーバ全体管理→サーバ構\成の管理→タイマージョブの定義
    で確認できます。

    判りにくいのですが、「情報管理ポリシー」が各アイテム/ファイル
    に有効期限を設定するジョブで、「有効期限ポリシー」が実際に
    削除等を行うジョブになります。
    それぞれのジョブがどの間隔で動いているのかも、この画面から
    参照することが可能\です。

    少しでもお役に立てれば幸いです。

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中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
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