SharePoint Online でユーザーを削除するとコンテンツはどうなる?

Office 365 でテナント管理者がユーザーを削除すると、そのユーザーに関連付いた情報はどうなるのか?実際にユーザーを削除して確認してみました。結論としては「概ね大丈夫、ただし OneDrive for Business の扱いは要検討」です。

SharePoint Online には、さまざまなファイルはや情報(=コンテンツ)が蓄積されます。しかし、あるユーザーが退職して削除されたら、そのユーザーが関わった情報はどうなるのか?これは重要です。そこで、実際に試して確認してみました。

詳しくは上のスライドにありますが、簡単にまとめると:

  1. 基本的に情報や各種設定はすべてそのまま残る。
  2. ソーシャル系は一部表示がおかしくなる。
  3. OneDrive for Business はユーザーが完全に削除されるまでは保持され、アクセスできる。

つまり、重要なのは OneDrive for Business のデーターをどうするか?ということになります。

管理者がユーザーを削除すると一旦[削除済のユーザー]としてごみ箱のような扱いになり、そこから 30日が経過すると完全削除です。これとともに OneDrive for Business のデーターも削除されます。この間に、ユーザーの OneDrive 4B にあるデーターについて、今後も必要なものは別ユーザーの OneDrive 4B、或いはチームサイトのライブラリなどに退避する必要があります。

ファイルの退避には、ドラッグ&ドロップでのダウンロード、OneDrive for Business クライアントでの同期、などの手段が考えられますね。ただ、いずれもかなり手間です。そもそも、どんなファイルが、誰に権限を設定されているのか?を確認するのも大変です。この辺りをスマートに行うには、サードパーティ製のソリューションの採用も一つの方法だと思います。

ちなみに、宣伝になってしまいますが、コンテンツの棚卸しには弊社取扱いの「SharePoint 権限レポーター」が便利です。また、ファイルのコピーは同じく Sharegate Migration というツールを使えば、権限や更新日時、バージョンなどまで維持したままの退避ができます。ご興味ある方は、ぜひご相談くださいませ。


Author

中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
Twitter : @saruhiko
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