情報管理ポリシーとポリシー利用状況レポート

SharePoint Server 2007では、「情報管理ポリシー」を定義することで、作成や更新から一定期間が経過したアイテムを削除する運用が可能です。

しかし、運用を始めたらご注意を。このまま放置すると大量のファイル「ポリシー利用状況レポートxxxxxxx.xml」が生成されてしまいます。ひとつのファイルは大体50kb前後ですが、ときどき3MB程のものも混じりますので、気が付くと結構な容量になります(※私の環境の場合ですが)。



この生成は、[サーバーの全体管理][サーバー構成の管理] →[ログおよびレポートの作成/情報管理ポリシー利用状況レポート」に依存します。ここで、「ポリシー利用状況の定期レポートを有効にする」にチェックが入っていると、MOSS は毎日せっせとポリシー利用状況レポートを吐き出す訳です。

デフォルトでは、保存場所はサイトコレクションのルートディレクトリになるっぽいです。

レポートが特に必要ない場合、このチェックを外しておくことをお勧めします。必要だとしても、保存場所がルートというのはイマイチですので、専用のディレクトリを設けてそこに保存したほうがスマートでしょう。

なお、既に生成されてしまったレポート(xmlファイル)は、SharePoint Designer で該当するディレクトリを開いて、まとめて削除できました。

情報管理ポリシーの意外な落とし穴
一定期間がたったアイテム/ファイルを自動削除する


Author

中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
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