SharePoint 2013 ワークフローでメール本文に挿入したリンクが切れてしまう

SharePoint 2013（含 SharePoint Online）での、ワークフローの小さなバグです。メール送信アクションの本文に挿入したハイパーリンク、たとえば「現在のアイテムのURL」が正しくリンクしない場合があります。原因は「ワークフロー参照」がきちんと処理されないため。その内容と、簡単な対処方法です。

なお、このエントリは Office 365 Advent Calendar の一環として投稿しています。

まず、再現してみます。SharePoint Designer 2013 で SharePoint 2013（または SharePoint Online）のサイトに接続してワークフローを作成します。ここではごく簡単な「ワークフローを実行するとアイテムへのリンクが指定ユーザーにメールで送信される」を設計します。

メール送信アクションの、メール本文を編集します。右端のリンクアイコンから「ハイパーリンクの編集」を呼び出し、「アドレス」の［fx］をクリックして文字列ビルダーを呼び出します。

アイテムへの直リンクなので、URLの書式は （リストのURL）/DispForm.aspx?ID=（アイテムのID） です。ID値はアイテムにより変わるため「ワークフロー参照」で動的に取得します。［%現在のアイテム:ID%］ です。なお、ここでは表示文字列にも同じ設定を行い、同じ URL で表記されるようにしました。

さて、このワークフローを実行してメールを送ると、こんなメールが届きます。一見、きちんとURLが組み立てられているように見えます。

しかし、表記ではなく実際のリンク先を確認すると…あれ？

実はこのリンク、［表示文字列］についてはきちんと「ワークフロー参照」が処理されて ID 値になっている（＝正しいURL）のですが、肝心の［アドレス］では何故か変換されず「［%現在のアイテム:ID%］」そのままなのです。当然、これをクリックしても正しいアイテムは開きません。これは SharePoint 2013 ワークフローのちょっとしたバグのようです。

さて、回避方法ですが、どうやら「アドレス欄で組み立てたワークフロー参照」についてのみ問題が発生するようなので、ローカル変数を使ってこれを回避してしまえばOK。

1.リボンの［ローカル変数］から適当な変数を定義する。
2.［ワークフローの変数を設定する］アクションを挿入し、この変数にワークフロー参照を含むURLを設定する。

3.メール本文に普通にハイパーリンクを挿入する。
4.アドレス欄については、文字列ビルダを使わず［fx］から［ワークフローの変数とパラメーター｜変数：xxxx］を指定する。

一手間増えますが、これで回避可能です。

さて、次回の Office 365 Advent Calendar ですが、クリエ・イルミネートの沼口さんです。