ドキュメントライブラリを「申請書」として使う場合の問題点

SharePoint 2007 のドキュメントライブラリは、バージョン管理が強化され、さらに承認機能(ワークフロー)が追加されました。これなら、シンプルな申請系はすべてドキュメントライブラリで実現出来そうです。ただ、運用を想定してみると、二つほど問題があるように思えます。

1.ファイル名が必須で、かつ動的に生成できない
保存時には(当然ですが)ファイル名が必要です。
ファイル名はユーザが自由に指定することになりますが、目的が「○○申請」だけに、同じようなファイル名になってしまう可能性がとても高い。

ファイル名が重複した場合、デフォルトでは上書きになってしまいます。
うっかり他人の申請を消してしまうミスが頻発しそうです。

計算式などでファイル名を自動生成できるとよかったのですが…。
もちろん、編集権限を無しにしておけば、この問題は発生しませんが。

2.他人のファイルも編集できてしまう
上と関連しますが、デフォルトの [投稿] 権限を設定した場合、自分で登録した以外のファイルも編集できてしまう。
つまり他人の申請を変更できてしまう訳です。

ビューの設定で、自身のファイルしか表示しないようにすることは可能です。
しかし、やはりファイル名が重複した場合の上書き、という問題があります。
リストのように、所有するファイル以外は編集不可、という制限ができると良かったのですが。

この制約を前提に、ある程度用途をしぼればきちんと使えますが・・・やや使いにくいのは否定できないところです。
やはり帳票系は Infopath で、ということなんでしょうか。
確かに Infopath なら、設計次第でどちらの問題もクリアできます。

でも インフォパスは重いし…。
Infopath Form Service はライセンスがシビア(要 enterprize )だし…(汗)


これまでのコメント

  1. 迷える子羊 より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 6.0; Windows NT 5.1; SV1; .NET CLR 1.1.4322; .NET CLR 2.0.50727)
    これはひどいですね。何にもコンプライアンス対策になってません。マイクロソ\フトもビルゲイツ引退してから、そうとうおばかさんになりましたね。

  2. saruhiko より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 6.0; Windows NT 5.0)
    なにぶん、巨大アプリケーション郡ですから「おばか」だとは思いませんよ。
    私の「つかえない」という表\現も良くなかったですね(反省)
    でも確かに改良して欲しい点ではあります。

    ※反省に基づき、本文を修正しました

  3. kunitaka より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 7.0; Windows NT 5.1; .NET CLR 1.1.4322; InfoPath.1)
    ドキュメント ライブラリは、所詮は一時保管場所という位置付けなんですよね。 多分・・・
    恐らく、こういう部分でレコード管理の機能\を活用する形になるのだと思います。

    こちらが参考になると思います。
    http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/0703/16/news013.html

    但し、レコードセンターに手動で送るというのが難点か。
    最終承認後に、自動的に送られると良いんでしょうね。

  4. nsystem2 より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 6.0; Windows NT 5.1; SV1; .NET CLR 1.1.4322; .NET CLR 2.0.50727; .NET CLR 3.0.04506.30)
    イベントレシーバをコーディングすれば、ある程度は使えるものになるかもしれません。権限の設定とかファイル名の自動発行くらいであれば何とかなるかも。

    以下の記事が参考になりましたら幸いです。
    http://blog.livedoor.jp/sharepoint/archives/50120375.html

    WSSは、VisualStudioやSharePointDesignerを使用して、ユーザーが広い範囲でサイトをカスタマイズできるところが良いところだと思っています。
    反面、カスタマイズしないと実業務で使う分には厳しい所があるということかもしれませんが…。

  5. saruhiko より:

    AGENT: Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 6.0; Windows NT 5.0; .NET CLR 2.0.50727) Sleipnir/2.5.12
    そんなことが出来るんですかっ!?(@_@)
    その二つが出来るだけで、まったく違う「絵」が描けそうです…。
    blog記事、読みましたが轟沈(笑)
    社内の技術者さんに見てもらおう・・・

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中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
FB : 中村 和彦
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