エンドユーザーを「SharePoint 大好き!」にする 7 つの方法(紹介)

エンドユーザーにどうしたら SharePoint を気持ちよく利用してもらえるのか?は、SharePoint 担当者にとり、世界共通の悩みのようです。この点について、カナダのデベロッパー Sharegate 社のブログにとても示唆に富むエントリが投稿されていましたので、和訳しつつ紹介します。

エンドユーザは SharePoint が嫌い?

SharePoint、または SharePoint Online は必ずしも「使いやすい」システムではありません。大きな目で見ると、合理的で優れたグループウェアではあります。しかし、いちエンドユーザーとしては、用語がとっつきにくかったり、GUI が冗長だったり、細かなカスタムが難しかったり…。「イラッ」っとするシーンはまま(沢山?)あります。

さらに、SharePoint は欧米のワークスタイルを前提に開発されているため、日本人としては、どうにもチグハグさが拭えないことも。なにせ、私たちが大好きなのは「業務最適化」「かゆいところに手が届く」「いたせりつくせり」システムですからね〜。

SharePoint であれ SharePoint Online であれ、導入して即エンドユーザーが「おお、これは素晴らしいシステムだ!大好き!毎日つかうよ!」と言ってくれることは、残念ならがあまりありません。

悩んでるのは日本人だけじゃない

とはいえ、世界の SharePoint 管理者やコンサルタントと話すと、この「如何に SharePoint をエンドユーザーに普及させるか(ユーザーアダプション)」について悩んでいるのは、どうやら日本だけではないようです。

文化的な要因から多少、日本人の方がハードルが高い気がしますが、悩みそのものは世界共通といってよいくらいです。

SharePoint を好きになってもらおう!

前置きが長くなりましたが、この点について Sharegate ブログにとても興味深いエントリが投稿されていましたので、和訳してご紹介します。

Sharegate は、SharePoint MVP であるベンジャミン率いる、カナダのデベロッパーで、Office 365 にも対応するコンテンツコピーツール「Sharegate Migration」、管理ツール「Sharegate Management」を提供しています(弊社でお取り扱いしてます!

以下、日本語訳。ただし、ものすごい意訳です(笑)。趣旨がわかりやすいよう、文章をかなり弄ったりもしています。興味がある方はぜひ原文も参照してください(7 Ways to make your users addicted to SharePoint [Infographic])。 各項目に用意されたユーモア溢れるイラストも素敵です。

7 Ways to make your users addicted to SharePoint

1)トレーニング
ユーザーにトレーニングを提供しましょう。SharePoint で何ができるのか?どうしたらできるか?この二点について理解できていなければ、エンドユーザーにとり SharePoint を使う意味も価値もありません。SharePoint の基礎を解説するビデオは良い方法かもしれません。

2)見栄え
見栄えがよければ、そのぶんだけエンドユーザーも SharePoint を使う気になってくれます。もし SharePoint サイトが猫みたい可愛いかったら?まあ邪見にはしませんよね。デザインの改善については、きちんとノウハウをもった「SharePoint デザインのエキスパート」にお願いすることが大事です。

3)健全な環境
動作が遅かったり、止まったり、エラーが頻発する SharePoint は印象がよろしくありません。それだけで使いたくなくなります。SharePoint が最善のパフォーマンスを発揮するよう、きちんと監視してください。標準機能でたりなければ、アドオンツールも利用して(そう、Sharegate とかね!)

4)わかりやすいサイトとコンテンツ構成
情報がきちんと整理整頓されてさえいれば「どこになにがあるか」がすぐ判ります。エンドユーザーも「おお SharePoint は役に立つじゃないか!」と好感をもってくれます。

5)エンドユーザーの声をきこう
常に SharePoint の何が良くて何がダメなのか?エンドユーザーに聞くことです。彼らは毎日 SharePoint を使っているのですから。短時間で気軽に回答できるオンラインアンケートなどは良い方法です。

6)辛抱強く、寛容に
無理強いはだめです。また急ぐのも良くありません。エンドユーザーが新システムに慣れるには、それなりに時間も必要です。SharePoint が「エンドユーザーのためのプラットフォームである」ことを常に心がけていれば、少しづつ、良い結果が得られるようになります。焦る気持ちはわかりますが、まずは落ち着いて。深呼吸して。いっそ瞑想もいいかもしれません。

7)自分に問いかけよう
「あなた」は SharePoint が好きですか?どう思ってますか?自分の「本当の気持ち」に気付いてますか?案外、ひとは自分自身を理解していないものです。少しだけ時間をとって、自分なりに SharePoint の良いところ、悪いところをを整理してみてください。それがエンドユーザーと本音で向き合うための秘訣です。

いかがでしたか?

いわれてみると、どれも当然のことではあるのですが。ただ、普段からこれらすべてを意識して行動できているか、といわれれば難しいところです。特に 6、7番は私も「確かに!」と思いました。

結局のところ「何の為の SharePoint なのか」を明確にして、その価値がエンドユーザーにきちんと伝わるよう、地道な努力を続ける。急がば回れ、ということなのかもしれません。

このエントリは Office 365 Advent Calendar 2014 としてお送りしました

昨日のエントリ:【Office365】HDE One セキュアブラウザ for PC
明日のエントリ:nana4gontaの日記 なぜOffice 365を使い始めたか
Office 365 Advent Calendar 2014


Author

中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
Twitter : @saruhiko
FB : 中村 和彦
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