バージョン管理機能は添付ファイルを管理できない

SharePoint には、標準でバージョン管理機能があります。承認ステータスと組合せれば、メジャーバージョンとマイナーバージョンを一定数(無制限も可能)保持しておくことができます。

内部的には、新しいバージョンが発生した時点で、SharePoint はシステム領域である _layouts/ 配下に旧バージョンを退避させる─ とどこかのドキュメントで読んだ記憶があります(笑)この仕様上、バージョン管理は倍倍でディスクを食いつぶしていきますので、便利であると同時に、結構危険な機能でもあります(とりあえず上限値は設定した方が良いです)

さてここからが本題。このバージョン管理機能はどちらかと言えばドキュメントライブラリ向けの機能なのですが、リストにおいてはどうなるでしょうか?ライブラリ同様に、きちんと変更履歴を管理してくれる─ ように見えます

しかし、実はアイテムの添付ファイルは、管理対象外なのです。本文や列の変更はきちんと記録されるのですが、添付ファイルはつねに一意です。削除すると、全てのバージョンからファイルが失われます。

う~ん、これはバグとは言えませんが、仕様の穴ですね。バージョン管理機能を使って、リストでも文書履歴管理(過去履歴を削除できないようにアクセスレベルにちょっと工夫が必要ですが)を行う筈だったのですが…そこで初めてこの仕様に気がつきました。

添付ファイルを含めた、リストの変更履歴を管理するにはどうしたらいいんでしょう?すぐに思いつくのは監査ログですが、仕様上やや不向きです。自前で開発するのもテですが、ニーズはどんな企業でもある筈ですので、なにかいいソリューションはありませんかね。


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中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
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