MOSS の通知は Outlook から管理できる。

SharePointの基本機能に「通知」があります。特定のリスト/ライブラリに対して通知設定を行い、設定した頻度で、更新情報をメールで受信する機能です。

とても便利に使えるのですが、しかしこの「通知」機能、何故かサイトコレクション単位でもリスト/ライブラリ単位でもなく、サイト単位で管理されるため、あちこちに通知設定を張り始めると、今自分が、どんなコンテンツに対して通知をおこなっているのかが把握できなくなる、という難点がありました。

サイトコレクション単位で網羅的に「通知」設定を管理する機能が欲しい。
─と、思っていたら、MOSS ではなく Outlook にその機能がありました。


Outlookで[ツール]→[仕訳ルールと通知]を選択します。
※以下の画像・手順は全てはOutlook2003環境です

[通知の管理]タブを開きます。

SharePoint に登録されている通知が一覧で表示されます。

ここから、個別の通知についてMOSSの通知設定画面に遷移することもできますし、設定された通知を削除することもできます。
試してみた範囲では、MOSSに通知を設定すると、即この画面に反映されるわけではなく、ある程度時間がかかるようです。

ただ不思議なのは、Exchange がどのように MOSS を認識しているのか、という点です。
特にOutlookに MOSS に関する設定をした覚えは無いのですが…。
気が付いたら反映されていました。

複数のサイトコレクションがあるような場合はどんな挙動になるんでしょうね?
疑問です。


Author

中村 和彦(シンプレッソ・コンサルティング株式会社 代表)が「ユーザ視点の SharePoint 情報」を発信します。元大手製造業 SharePoint 運用担当。現SharePoint コンサルタント。お仕事のお問い合わせはこちらまでお願いします。当ブログにおける発信内容は個人に帰属し所属組織の公式発信/見解ではありません。
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